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Cahier des charges

Les objectifs ciblés par la Fondation sont les suivants :

1. 1 Promouvoir la réalisation dans tous les pays africains, d’un réseau de centres d’expansion de l’Olympisme, appelés à propager, sous le label OLYMPAFRICA, l’éthique Olympique messagère de paix et de fraternité ;
1. 2 S’appuyer sur l’impact populaire prodigieux du sport pour motiver au premier degré ses adeptes et leur donner, chemin faisant, l’opportunité de s’impliquer résolument dans des programmes de développement intégré ;
1. 3 Assurer l’encadrement rapproché des jeunes dans le cadre d’une stratégie de proximité qui postule la pédagogie participative par les objectifs ;
1. 4 Favoriser l’éclosion de jeunes talents à travers les programmes d’animation sportive de base, dispensés dans les centres au profit des petites catégories.

Un centre OLYMPAFRICA se traduit par la réalisation d’un complexe multifonctionnel comprenant :

2.1 Un Volet sportif, comportant des installations sommaires mais fonctionnelles, permettant d’initier des programmes d’animation, de détection de jeunes talents, d’initiation à la pratique sportive, de formation et de vulgarisation des principes fondamentaux de l’Olympisme ;

2.2 Un Volet culturel, comprenant un foyer de jeunes, avec ses composantes classiques (salle de spectacles, bibliothèque, salles de cours, etc…) pouvant accueillir des programmes d’animation culturelle, d’éducation corporelle et artistique et de formation à la vie active ;

2. 3 Un Volet socio-économique, pouvant inclure :

Un poste médical, pour dispenser des soins de santé primaire et servir au besoin de relais à un programme élargi de vaccination (PEV) ; Un centre d’alphabétisation et d’éducation de base ; Un centre de développement communautaire ;

Un groupement d’intérêt économique.

Autant de modules susceptibles de rendre le terroir plus attractif et de contribuer de ce fait, à favoriser le retour ou le maintien des jeunes ruraux à la terre et la création d’emploi non salariés ;

2.4 Cette vocation plurielle, imprime ipso-facto au Centre OLYMPAFRICA, le cachet d’un complexe polyvalent évolutif. La construction se fera en une seule phase, permettant au Centre d’être opérationnel rapidement.

 

 

Le programme est certes polyvalent, mais sa dimension initiale dépend des moyens mobilisables. Après achèvement de la construction, il sera toujours possible d’étendre le rayonnement en y ajoutant de nouvelles infrastructures.

 

Le prototype de programme à réaliser pour tous les projets sera le même, à savoir :
- les études techniques et le suivi du projet
- un terrain de football (110m / 90m)
- une piste d’athlétisme de 400m avec 6 ou 8 couloirs (cendrée/compactée)
- un plateau multifonctionnel (48m / 32m)
- un foyer polyvalent avec bloc sanitaire
- un espace ludique pour enfants
- une clôture

 

Le coût d’un projet Olympafrica est chiffré à US $ 180,000 selon l’estimation des rubriques suivantes :
- études techniques et suivi → US $ 5,000
- terrain de football → US $ 35,000
- piste d’athlétisme → US $ 30,000
- plateau multifonctionnel → US $ 35,000
- foyer polyvalent US $ 55,000
- espace ludique pour enfants → US $ 5,000
- La clôture → US $ 15,000

 

Le financement étant basé sur le partenariat le mode de financement proposé est le suivant :
- Olympafrica …………………. US $ 150,000
*ACNOA : US $ 115,000
*Bailleurs/Olympafrica : US $ 35,000
- CNO/ Bailleurs locaux………. US $ 30,000
Etat / localité
Ce financement ne comprend pas le terrain qui est alloué au projet. Ce terrain doit être facilement exploitable et ne pas nécessiter d’importants travaux de déboisement ou de remblaiement Dans le cas où d’importants travaux seraient nécessaires, ils devront être effectués avant l’affectation du site au Projet Olympafrica.
LE TERRAIN DOIT AUSSI ETRE SITUE DANS UNE ZONE ALIMENTEE EN EAU ET ELECTRICITE. LE CAS ECHEANT, LES AUTORITES LOCALES DOIVENT GARANTIR LE RACCORDEMENT AUX RESEAUX URBAINS OU LA MISE EN PLACE DE SSYTEMES SOLAIRES INDIVIDUELS.

 

Pour être éligibles, les Comités Nationaux Olympiques intéressés par le programme OLYMPAFRICA, devront remplir un certain nombre de critères répertoriés dans le présent Cahier des charges.
Ces critères peuvent être résumés en 14 points.
Il s'agit notamment :
1– d'introduire une requête, sous couvert du Comité National Olympique du pays concerné ; avec l’engagement ferme d’adhérer à la philosophie du programme et de respecter à la lettre, les normes définies par le cahier des charges ;
2– de pouvoir disposer d’un site (titre foncier à l'appui) dont les caractéristiques de base sont en parfaite adéquation avec les critères d’évaluation pré-établis ; à savoir :
a) Localisation
• quartier urbain ou sub-urbain défavorisé
• village pilote d'une communauté rurale
b) Situation
• facilité d'accès du site proposé- Facilité d’exploitation du site.
• proximité d'un groupe scolaire
• proximité d’une forte population de jeunes (considérés comme étant des usagers potentiels)
c) Superficie du terrain
Selon le prototype du projet à réaliser la superficie minimum du site devra être 3Hectares
3 - de joindre à la demande, une attestation écrite par les autorités administratives compétentes, stipulant que tout panneau signalétique indiquant les logos des sponsors, sera exempte de toutes taxes ;
4 - d'avaliser le principe de la participation des jeunes du terroir, regroupés au sein de l’Association Olympique locale, à la réalisation du projet, sous forme :
- soit de contribution financière, grâce aux recettes générées par les manifestations sportives, culturelles ou récréatives qu’ils pourraient organiser ;
- soit de main d’œuvre bénévole ou bon marché, fournie sous le signe du volontariat, dans le cadre d’opérations d’investissement humain, de type participation populaire au développement ;
5 – d'opter pour l’utilisation en priorité, des matériaux locaux de construction, qu’on peut trouver dans le pays ou dans la sous région, afin de minorer au maximum les coûts de réalisation ;
6 –de participer seul ou en partenariat avec l'Etat et (ou) la Municipalité, au financement du projet, jusqu’à concurrence d’un montant équivalent au moins à 20 % du coût de réalisation pour les projets pilotes ;
7 – de créer à cet effet, une Association Olympique locale qui devra prendre en charge la gestion et l’animation du centre à créer ;
8 – de s’engager à assurer l’animation et la maintenance du centre, dès que les travaux de réalisation lui permettront de devenir opérationnel ;
9 – d’obtenir des autorités locales ou nationales l'engagement de détacher à temps plein un éducateur qualifié pour diriger le centre une fois l'ouvrage achevé ;
10 – de prendre l’engagement de faire approuver par les autorités municipales compétentes du lieu d’implantation, l’acceptation de la formule de COGESTION proposée et qui fait du club Olympique local le véritable responsable du centre à réaliser.
11 –de prendre l’engagement de respecter le plan de construction pré-établi qui leur sera envoyé par la Fondation OLYMPAFRICA. Toute construction additionnelle non comprise dans ledit plan sera entièrement pris en charge localement, en dehors du budget alloué dans le cadre du projet et ne pourra être entreprise qu’après achèvement des travaux de construction du Centre Olympafrica.
12 – de fabriquer et d’installer sur la façade extérieure une plaque gravée, portant les noms et logos des donateurs (ACNOA/CIO/BAILLEURS /I.A.AF).
13 – rappelons à toutes fins utiles que les requêtes devront transiter auprès du Président de zone de l’ACNOA qui les transmettra avec ses recommandations au Secrétariat de la Fondation Olympafrica, Rte de Ngor- en face station Shell - Dakar- BP 22519- Dakar Ponty (Sénégal)
Tels sont les critères formels sur la base desquels les projets seront désormais attribués.
Les dossiers sont recevables au plus tard le 28 février de l’année ciblée.

 

Manuel de procedure

L’expérience des enseignements tirés de la gestion des programmes du premier plan quadriennal, nous a convaincus de l’utilité d’élaborer, en sus du Cahier des Charges qui détermine les conditionnalités à remplir par le CNO, pour avoir des chances d’être éligible, un manuel de procédures.

Le Manuel de procédures, en ce qui le concerne, fixe les modalités pratiques de gestion d’un projet, une fois la phase de présélection franchie.

Ce document a pour finalité de contribuer à améliorer les stratégies de gestion et de suivi d’exécution des programmes, dans le contexte africain où, les problèmes de communication posent de sérieux problèmes de coordination.

Les CNOs bénéficiaires de projet Olympafrica devront suivre la procédure ci-dessous qui s’appuie sur le cheminement suivant :
I.1 Définition du cahier des prescriptions particulières.
I.2 Identification d’une stratégie de mise en œuvre et de suivi du projet.
I.3 Collecte des prix unitaires des matériaux de construction disponibles sur le territoire national ou sous régional.
I.4 Enregistrement officiel de l’acte administratif affectant le projet au CNO ou au Club Olympique local, pour servir au programme OLYMPAFRICA. Ce document comportera le relevé topographique.
I.5 Signature de la convention de financement confirmant les engagements fermes pris par les différents bailleurs dans le montage financier (cela uniquement dans le cas où des partenaires locaux seraient impliqués).
Le CNO, qui est le partenaire de Olympafrica, doit garantir lui –même que le montage financier sera respecté, et que, en cas de défaillance des bailleurs qu’il doit contacter pour les travaux, il s’engage à couvrir les fonds manquants.
I.6 Obligation de présenter tous les mois un rapport périodique fournissant au Secrétariat exécutif de la Fondation un bilan d’étape comportant l’ensemble des pièces justificatives avec référence à la source de financement.
Ce rapport devra comprendre aussi un film montrant l’état d’avancement des travaux. Ce film devra comprendre une vue d’ensemble ainsi que le détail de chaque installation.
I.7 Désignation d’un Maître d’ouvrage délégué (MOD) ou d’un Directeur de projet chargé d’assurer le suivi d’exécution et rendre compte du timing et des ouvrages réalisés sans le rapport duquel, le financement des phases suivantes n’est pas décaissé.
I.8 Obligation de respecter scrupuleusement l’ordre de priorité conforme à la construction des différentes composantes, les installations sportives ayant la priorité. Le design proposé par OLYMPAFRICA sera respecté, sauf éventuellement pour l’emplacement de chaque composante qui est dépendante de la forme du terrain alloué.
I.9 Respect des versements des contreparties dévolues à tout bénéficiaire, telles que prévues par le montage financier.
Le CNO (et ses partenaires) doit s’engager à verser sa contribution immédiatement après que son projet ait été approuvé. Il serait préférable qu’un compte bancaire spécial soit ouvert à cet effet, sinon, le CNO doit envoyer à OLYMPAFRICA une lettre confirmant la mise à disposition des fonds du CNO et de ses partenaires. Cet acte devrait précéder celui du versement par OLYMPAFRICA de la première tranche ; Cette garantie écrite devra parvenir à OLYMPAFRICA au plus tard trente (30) jours après désignation du CNO comme attributaire d’un projet.
I.10 Signature d’un engagement de restitution des sommes allouées par les bailleurs en cas de non exécution des travaux prévus dans les délais fixés.
En cas de non démarrage des travaux dans un délai de trois (3) mois après désignation du CNO par la commission d’attribution, le remboursement immédiat de l’intégralité de la somme versée au CNO sera demandé. Toutes les charges et commissions relatives au transfert bancaire sont à la charge du CNO.
I.11 signer un échéancier des travaux avec mention d’un délai de rigueur. Au cas où il y aurait manquement aux délais, le CNO devrait imposer des pénalités de retard dans le contrat signé avec l’entreprise chargée des travaux ;

La réalisation d’un Centre Olympafrica suppose trois (3) phases réparties entre trois missions essentielles à mener exclusivement avec les CNOs :

1. Une première mission dite de prospection et d’implantation du projet
Les tâches suivantes sont prévues au cours de cette première mission :
-la visite et la sélection du site retenu,
-la présentation et la validation du programme à réaliser,
-l’analyse des prescriptions particulières
-la définition et répartition des tâches opérationnelles de suivi
-la signature du Cahier des Charges par le CNO.

2. Une deuxième mission dite mission de contrôle d’exécution des travaux
Celle –ci portera sur les programmes suivants :
- contrôle des tâches opérationnelles de suivi,
- confirmation des engagements financiers,
- contrôle de l’état d’avancement des travaux effectués,
- contrôle de la qualité des ouvrages réalisés,
- bilan d’étape au niveau des finances engagées,
- projection sur les délais de rigueur.

3. Une troisième mission dite de clôture des comptes et inauguration
Elle portera sur :
- réception des ouvrages,
- clôture du cahier des comptes du projet,
- évaluation d’ensemble du projet,
- participation à l’inauguration officielle du centre avec les autres bailleurs (ACNOA, Daimler, Etat, Localité, CNO … .)

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